Evento de sucesso: 5 dicas para organizar uma festa bem-sucedida

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Alguns aspectos e itens podem ser determinantes para garantir que o evento seja um sucesso entre os convidados. 

Após dois anos de pandemia sem poder realizar grandes eventos, a tarefa pode se tornar um desafio para organizadores, cerimonialistas e promoters. Para lidar com todos os detalhes que o processo necessita, é preciso ter organização e planejamento.

Quem trabalha com organização de eventos sabe que, quando bem realizado, é possível obter retornos satisfatórios com festas e confraternizações, além de criar memórias e alcançar diversos objetivos. Mas quando o contrário acontece, um evento pode ser motivo de comentários negativos e ainda trazer prejuízos.

Para que um aniversário, festa corporativa ou qualquer outro tipo de celebração seja um sucesso, alguns detalhes devem ser pensados para que tudo ocorra da melhor forma.

É preciso, por exemplo, se assegurar que a empresa de locação de móveis para eventos seja de qualidade, que a infraestrutura vá suportar a quantidade de convidados e que o cronograma faça a comemoração ser bem-sucedida.

Em tempos de coronavírus, é ainda importante se atentar aos protocolos de biossegurança que ainda podem estar em vigor em algumas partes do país, como apresentação de comprovante vacinal, uso de máscaras, distanciamento e disponibilização de álcool em gel para trabalhadores e convidados.

1. Defina tema, orçamento e quem será seu público

O planejamento de qualquer evento começa definindo aspectos como tipo, data, orçamento e o público. Esses pontos são importantes, pois são eles que irão direcionar todas as outras etapas da organização.

O tipo de evento anda lado a lado com o tema. No caso de uma festa corporativa, por exemplo, a temática provavelmente terá ligações com a identidade da empresa e os objetivos serão voltados para levar benefícios à marca, como divulgar o lançamento de algum produto, promover a confraternização entre os colaboradores, entre outros.

Dando continuidade à organização do evento, é importante definir o público para quem a comemoração se destina. Esse aspecto será decisivo para escolher a data e direcionar as estratégias de divulgação.

Em seguida vem o orçamento, um dos pontos principais para fazer a festa acontecer. Sabendo o valor disponível, é possível elaborar a lista de convidados e pensar em outros detalhes determinantes para o sucesso do evento.

2. Prepare uma boa infraestrutura para receber os convidados

Tendo em mente tema, público e orçamento disponível, a etapa seguinte é buscar por uma infraestrutura que consiga suportar a quantidade de convidados e as atrações que porventura possam compor o evento.

A escolha correta do local aumenta as chances de a celebração ser bem-sucedida. É preciso pensar em aspectos como localização, acessibilidade, estacionamento, rotas para chegar até o local e segurança da região.

Vale lembrar que, nessa etapa, devem ser observados detalhes como números de cadeiras, recursos tecnológicos, iluminação, quantidade de banheiros para suprir os convidados e mesas necessárias.

3. Atente-se à decoração

Embora muitos não a considerem como prioridade para elaborar um evento, a decoração é de extrema importância para fazer com que a festa tenha a ver com o tema escolhido e promova bem-estar aos convidados.

Nessa etapa vale pensar em painéis, quadros, plantas e outros objetos decorativos que possam transformar o ambiente e torná-lo mais atrativo.

Uma ideia que tem sido bastante explorada em eventos de modo geral é o uso de puff de led para criar um ambiente de descanso e conversa entre os convidados. É possível escolher diferentes cores e trazer uma proposta que, além de ser útil para o evento, deixa a decoração mais sofisticada e moderna.

4. Escolha bons fornecedores

Um dos aspectos primordiais para garantir o sucesso no evento é a escolha e o relacionamento com os fornecedores. Eles são determinantes para que tudo ocorra da forma planejada e, por esse motivo, devem ser empresas de confiança.

Após encontrar marcas que sejam de qualidade e demonstrem comprometimento, é indicado manter um bom relacionamento com elas. O ideal é procurar saber como estão as etapas de produção para a festa e se colocar à disposição caso precisem de ajuda.

Uma dica é tentar buscar por parcerias e descontos especiais. Essa ideia auxilia a economizar no orçamento e também criar uma rede de contatos mais sólida para as próximas festas.

5. Organize um cronograma para o evento

Com todos os detalhes estruturais definidos, chegou a hora de pensar no cronograma para o evento. É nessa etapa que se deve pensar em atrações ou atividades para os convidados.

Se o evento for contar com palestrantes, por exemplo, estabeleça os horários e o tempo disponível para cada um deles. Dessa forma, será mais fácil minimizar os erros, caso eles aconteçam.

(Luiz Affonso Mehl – Analista de Link Building – www.expertamedia.com.br)

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